Dhaneshwar Chaudhary
Dhaneshwar Chaudhary
डिजिटल प्रविधिको तीव्र विकाससँगै नेपालका सरकारी कार्यालयहरू पनि परम्परागत कागजी प्रणालीबाट क्रमशः डिजिटल प्रणालीतर्फ अघि बढिरहेका छन्। यस परिवर्तनको प्रमुख आधार Office Automation (कार्यालय स्वचालन) हो। Office Automation ले कार्यालयका दैनिक कार्यहरूलाई कम्प्युटर, सफ्टवेयर, नेटवर्क तथा डिजिटल प्रणालीको माध्यमबाट स्वचालित, व्यवस्थित र प्रभावकारी बनाउने कार्य गर्दछ।
पहिले सरकारी कार्यालयमा एउटा पत्र दर्ता गर्न, फाइल खोज्न, टिप्पणी लेख्न, चलानी गर्न वा कुनै निवेदनको अवस्था बुझ्न धेरै समय लाग्थ्यो। कागज हराउने, फाइल भेट्टाउन कठिन हुने, काम ढिलो हुने तथा पारदर्शिताको कमी जस्ता समस्याहरू सामान्य थिए। अहिले दर्ता–चलानी, डिजिटल अभिलेख व्यवस्थापन, अनलाइन सेवा तथा ई-फाइल प्रणालीको प्रयोग बढ्दै जाँदा यी समस्याहरू क्रमशः घट्दै गएका छन्।
Office Automation भनेको कार्यालयमा हुने दैनिक प्रशासनिक तथा व्यवस्थापकीय कामहरूलाई डिजिटल प्रणालीमार्फत सञ्चालन गर्ने प्रक्रिया हो। यस अन्तर्गत पत्र दर्ता, चलानी, फाइल व्यवस्थापन, कर्मचारी व्यवस्थापन, बैठक व्यवस्थापन, अभिलेख संरक्षण, सूचना प्रवाह, प्रतिवेदन निर्माण तथा सेवा प्रवाहलाई कम्प्युटर प्रणालीमार्फत सञ्चालन गरिन्छ।
सरल भाषामा भन्नुपर्दा, पहिले कागजमा गरिने कामहरूलाई कम्प्युटर वा अनलाइन प्रणालीमार्फत गर्ने प्रक्रियालाई Office Automation भनिन्छ।
नेपालका धेरै सरकारी कार्यालयहरूमा विगतमा सम्पूर्ण कार्य कागजी फाइलमा आधारित हुन्थ्यो। एउटा फाइल विभिन्न शाखामा पुग्न दिनौं वा हप्तौं लाग्ने अवस्था समेत थियो। पुराना कागजात खोज्न धेरै समय खर्चिनुपर्ने, अभिलेख हराउने, कर्मचारी परिवर्तन हुँदा जानकारी हराउने तथा नागरिकले सेवाको अवस्थाबारे जानकारी नपाउने समस्या देखिन्थ्यो।
यस्ता समस्याको समाधानका लागि विभिन्न सरकारी निकाय तथा स्थानीय तहहरूले दर्ता–चलानी, डिजिटल पत्र व्यवस्थापन, ई-अफिस तथा अनलाइन सेवा प्रणाली लागू गर्न थालेका छन्।
कार्यालयमा प्राप्त हुने सबै पत्र, निवेदन तथा कागजातहरू डिजिटल रूपमा दर्ता गरिन्छ। प्रत्येक पत्रलाई छुट्टै नम्बर दिइन्छ र कम्प्युटर प्रणालीमा सुरक्षित राखिन्छ।
कार्यालयबाट पठाइने पत्रहरूलाई चलानी नम्बर सहित डिजिटल रूपमा रेकर्ड गरिन्छ। यसले पत्रको इतिहास तथा गन्तव्य सजिलै ट्र्याक गर्न मद्दत गर्छ।
पुराना फाइल तथा कागजात स्क्यान गरी डिजिटल रूपमा सुरक्षित राख्न सकिन्छ। आवश्यक पर्दा केही सेकेन्डमै खोज्न सकिन्छ।
अधिकारीहरूले फाइलमा डिजिटल टिप्पणी गर्न सक्छन्। यसले फाइलको आवागमन छिटो बनाउँछ र कागजको प्रयोग घटाउँछ।
कार्यालयका महत्वपूर्ण दस्तावेजहरू सुरक्षित रूपमा संग्रह गर्न तथा दीर्घकालीन अभिलेख राख्न प्रयोग गरिन्छ।
पहिले एउटा पत्र एक शाखाबाट अर्को शाखामा पुग्न धेरै समय लाग्थ्यो। डिजिटल प्रणालीमा फाइल तुरुन्त सम्बन्धित अधिकारीसम्म पुग्न सक्छ। यसले निर्णय प्रक्रिया छिटो बनाउँछ।
कुन फाइल कसको जिम्मामा छ, कहिले प्राप्त भयो र कहाँ पुगेको छ भन्ने जानकारी प्रणालीमा सुरक्षित रहन्छ। यसले अनावश्यक ढिलाइ तथा जवाफदेहितामा सुधार ल्याउँछ।
Office Automation ले कागजी फाइलको आवश्यकता कम गर्छ। यसले लागत बचत गर्नुका साथै वातावरण संरक्षणमा पनि योगदान पुर्याउँछ।
कागजी फाइल हराउने, च्यातिने वा बिग्रिने जोखिम हुन्छ। डिजिटल प्रणालीमा डेटा सुरक्षित रूपमा संग्रह गर्न सकिन्छ र आवश्यक पर्दा ब्याकअपबाट पुनः प्राप्त गर्न सकिन्छ।
नागरिकले सेवाको अवस्थाबारे छिटो जानकारी पाउन सक्छन्। अनलाइन आवेदन, अनलाइन ट्र्याकिङ तथा डिजिटल सेवा प्रणालीले सेवा प्राप्त गर्न लाग्ने समय घटाउँछ।
नेपाल सरकार तथा विभिन्न स्थानीय तहहरूले नागरिकलाई घरमै बसेर सेवा प्राप्त गर्न सकिने डिजिटल सेवाहरू विस्तार गर्दै आएका छन्।
विशेषज्ञहरूका अनुसार सफल ई-शासन (E-Governance) का लागि केवल सफ्टवेयर मात्र पर्याप्त हुँदैन; बलियो पूर्वाधार, सुरक्षा, तालिम तथा संस्थागत समन्वय पनि आवश्यक हुन्छ।
नेपाल सरकारले डिजिटल नेपाल तथा ई-गभर्नेन्सलाई प्राथमिकता दिँदै विभिन्न सेवाहरूलाई अनलाइन माध्यममा रूपान्तरण गरिरहेको छ। आगामी दिनमा कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI), डिजिटल हस्ताक्षर, क्लाउड प्रणाली तथा एकीकृत सरकारी सेवा पोर्टलहरूको प्रयोग बढ्दै जाने अपेक्षा गरिएको छ। यसले सरकारी सेवा नागरिकको हातमै पुर्याउने लक्ष्यलाई अझ सशक्त बनाउनेछ।