Digital Darta Chalani System (डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली)

डिजिटल रूपान्तरणमार्फत सुशासनको प्रवर्द्धन

नेपाल सरकारद्वारा सार्वजनिक सेवा प्रवाहलाई आधुनिक, छिटो, पारदर्शी तथा प्रभावकारी बनाउन विभिन्न डिजिटल प्रणालीहरू लागू गर्ने कार्य भइरहेको छ। त्यसमध्ये Digital Darta Chalani System (डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली) सरकारी कार्यालयहरूमा पत्र तथा कागजात व्यवस्थापनलाई डिजिटल माध्यमबाट सञ्चालन गर्ने महत्वपूर्ण प्रणाली हो।

पहिले सरकारी कार्यालयहरूमा आउने र जाने सबै पत्रहरू दर्ता किताब, चलानी रजिस्टर तथा फाइलहरूमा हस्तलिखित रूपमा अभिलेख राख्ने गरिन्थ्यो। यस प्रक्रियामा धेरै समय लाग्ने, अभिलेख हराउने सम्भावना रहने तथा कागजात खोज्न कठिन हुने समस्या थियो। यिनै समस्याको समाधानका लागि डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीको विकास गरिएको हो।

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली के हो ?

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली भनेको सरकारी तथा सार्वजनिक संस्थाहरूमा आउने (दर्ता) र जाने (चलानी) पत्र, निवेदन, आदेश, निर्णय तथा अन्य आधिकारिक कागजातहरूको विवरण कम्प्युटर प्रणालीमार्फत अभिलेखीकरण, व्यवस्थापन तथा अनुगमन गर्ने प्रणाली हो।

यस प्रणालीमार्फत कार्यालयमा प्राप्त हुने प्रत्येक पत्रलाई दर्ता नम्बर प्रदान गरी डिजिटल रूपमा सुरक्षित राखिन्छ। त्यसैगरी कार्यालयबाट बाहिर पठाइने पत्रलाई चलानी नम्बर दिई अभिलेख राखिन्छ। यसले पत्रको अवस्था, पठाउने व्यक्ति, प्राप्त गर्ने कार्यालय तथा मितिको जानकारी सजिलै हेर्न सकिने बनाउँछ।

दर्ता (Darta) भनेको के हो ?

कुनै व्यक्ति, संस्था वा कार्यालयबाट प्राप्त भएको पत्र, निवेदन, अनुरोध, प्रतिवेदन वा अन्य कागजातलाई कार्यालयमा आधिकारिक रूपमा अभिलेख गर्ने प्रक्रियालाई दर्ता (Darta) भनिन्छ।

दर्ता गर्दा सामान्यतया निम्न विवरणहरू राखिन्छन्:

• दर्ता नम्बर
• पत्र प्राप्त भएको मिति
• पत्र पठाउने व्यक्ति वा संस्था
• पत्रको विषय
• सम्बन्धित शाखा वा कर्मचारी
• संलग्न कागजातहरूको विवरण

चलानी (Chalani) भनेको के हो ?

कार्यालयबाट अन्य कार्यालय, संस्था वा व्यक्तिलाई पठाइने पत्र, निर्णय, सूचना, सिफारिस वा अन्य आधिकारिक कागजातलाई अभिलेख गरी पठाउने प्रक्रियालाई चलानी (Chalani) भनिन्छ।

चलानी गर्दा सामान्यतया निम्न विवरणहरू राखिन्छन्:

• चलानी नम्बर
• पत्र पठाएको मिति
• प्राप्तकर्ता कार्यालय वा व्यक्ति
• पत्रको विषय
• संलग्न कागजातहरूको संख्या
• पत्र तयार गर्ने कर्मचारीको विवरण

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीको उद्देश्य

• कार्यालयीय कार्यलाई छिटो, सरल तथा व्यवस्थित बनाउने।
• कागजी अभिलेखमा निर्भरता कम गर्ने।
• ई-गभर्नेन्स (e-Governance) लाई प्रवर्द्धन गर्ने।
• पत्र तथा कागजातको सुरक्षित अभिलेखीकरण गर्ने।
• पत्रको अवस्थाबारे सजिलै ट्र्याकिङ गर्न सकिने बनाउने।
• कार्यालयीय पारदर्शिता तथा जवाफदेहिता बढाउने।
• सेवा प्रवाहलाई प्रभावकारी बनाउने।

नेपालमा डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीको कार्यान्वयन

नेपाल सरकारको सञ्चार तथा सूचना प्रविधि मन्त्रालय (MoCIT) तथा सूचना प्रविधि विभाग (DoIT) ले विभिन्न सरकारी कार्यालयहरूमा डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली कार्यान्वयन गर्दै आएका छन्।

हाल संघीय, प्रदेश तथा स्थानीय तहका धेरै कार्यालयहरूमा डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली प्रयोगमा रहेको छ। यसले कार्यालयहरूबीचको पत्राचारलाई थप व्यवस्थित, छिटो र भरपर्दो बनाएको छ।

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणाली कसरी काम गर्छ ?

1. कार्यालयमा प्राप्त पत्र Scan वा Upload गरिन्छ।
2. प्रणालीमा दर्ता नम्बर सिर्जना गरिन्छ।
3. पत्र सम्बन्धित शाखा वा कर्मचारीलाई Forward गरिन्छ।
4. आवश्यक प्रक्रिया तथा टिप्पणी गरिन्छ।
5. निर्णय पश्चात् चलानी पत्र तयार गरिन्छ।
6. चलानी नम्बर प्रदान गरिन्छ।
7. पत्र डिजिटल वा प्रिन्ट माध्यमबाट पठाइन्छ।
8. सम्पूर्ण अभिलेख प्रणालीमा सुरक्षित रहन्छ।

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीका प्रमुख सुविधाहरू

• पत्रको डिजिटल अभिलेख व्यवस्थापन
• दर्ता तथा चलानी नम्बर स्वतः सिर्जना
• पत्र खोजी (Search) सुविधा
• पत्र ट्र्याकिङ सुविधा
• फाइल अपलोड तथा डाउनलोड
• शाखा वा कर्मचारीलाई पत्र Forward गर्ने सुविधा
• प्रतिवेदन (Report) तयार गर्ने सुविधा
• प्रयोगकर्ता अधिकार व्यवस्थापन (User Role Management)
• डेटा सुरक्षा तथा Backup सुविधा

डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीका फाइदाहरू

१. समय बचत

म्यानुअल रजिस्टर खोज्नुपर्ने आवश्यकता हट्ने भएकाले पत्र खोज्न, हेर्न तथा व्यवस्थापन गर्न धेरै समय बचत हुन्छ।

२. कागजको प्रयोग कम हुन्छ

धेरै अभिलेख डिजिटल रूपमा राख्न सकिने भएकाले कागजको प्रयोग कम हुन्छ र वातावरण संरक्षणमा समेत सहयोग पुग्छ।

३. पारदर्शिता बढ्छ

कुन पत्र कहाँ पुगेको छ, कसले हेरेको छ र के निर्णय भएको छ भन्ने जानकारी प्रणालीमा सुरक्षित रहन्छ।

४. अभिलेख सुरक्षित रहन्छ

कागजी फाइल हराउने वा बिग्रिने सम्भावना कम हुन्छ। डिजिटल Backup को कारण अभिलेख दीर्घकालसम्म सुरक्षित रहन्छ।

५. सजिलै खोज्न सकिन्छ

दर्ता नम्बर, चलानी नम्बर, विषय, मिति वा प्रेषकको आधारमा केही सेकेन्डमै आवश्यक पत्र खोज्न सकिन्छ।

कार्यालयहरूलाई प्राप्त हुने लाभ

• कार्यसम्पादनमा सुधार
• छिटो निर्णय प्रक्रिया
• सुरक्षित अभिलेख व्यवस्थापन
• प्रभावकारी पत्राचार
• कम प्रशासनिक खर्च
• डिजिटल सुशासनको प्रवर्द्धन

भविष्यको आवश्यकता

नेपाललाई पूर्ण रूपमा डिजिटल सरकार (Digital Government) तर्फ अगाडि बढाउन डिजिटल दर्ता चलानी प्रणालीलाई सबै सरकारी निकाय, सार्वजनिक संस्था तथा स्थानीय तहमा विस्तार गर्न आवश्यक छ।

यस प्रणालीलाई डिजिटल हस्ताक्षर (Digital Signature), ईमेल, मोबाइल एप तथा अन्य सरकारी प्रणालीसँग एकीकृत गर्न सकिएमा सेवा प्रवाह अझ प्रभावकारी बन्नेछ।